Chắc hẳn, mỗi người đều đã từng tiếp xúc với các loại văn bản hành chính được đóng dấu đỏ trên bìa giấy. Đây gọi là dấu giáp lai với mục đích sử dụng là để xác định tính đúng đắn của các loại giấy tờ nhằm tránh giả mạo.
Có thể nhiều người đã từng thấy dấu đóng màu đỏ trên bìa của các loại văn bản dùng trong cơ quan nhà nước. Nhưng ít ai biết dấu đóng này là gì và có ý nghĩa như thế nào. Thế nên, bài viết sau xin thông tin để bạn biết đây là dấu giáp lai. Hiểu đơn giản là vậy nhưng để hiểu chi tiết dấu giáp lai là gì thì chúng ta cần xem qua phần trình bày dưới đây.
Dấu giáp lai là gì? Cách sử dụng ra sao?
Dấu giáp lai là dấu đóng ở khoảng giữa trên tờ văn bản hành chính nằm trên lề bên trái hoặc bên phải, từ 2 tờ trở lên. Để đảm bảo tính xác thực nhằm tránh sự thay đổi, giả mạo nên từng tờ giấy phải dính dấu đóng của con dấu. Khi thực hiện việc đóng dấu phải tuân theo quy định của Bộ trưởng và thủ trưởng của cơ quan trong ngành.
Con dấu được sử dụng tại các đơn vị cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, các tổ chức hoạt động tại Việt Nam… Con dấu có giá trị pháp lý trên các loại văn bản của mọi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Bên cạnh việc sử dụng dấu giáp lai thì còn sử dụng các loại con dấu khác tùy vào vị trí với vai trò và tính pháp lý khác nhau như: dấu treo, dấu nổi, dấu thu nhỏ…
Đối với các đơn vị doanh nghiệp có sử dụng con dấu thì trong ký kết hợp đồng ngoài việc sử dụng con dấu của các bên tham gia ở phần cuối các trang hợp đồng, phải thêm dấu giáp lai. Nếu hợp đồng có nhiều trang thì có thể chia và đóng dấu liên tiếp cho đến khi đóng dấu hết tất cả các trang của hợp đồng. Đặc biệt, khi xếp các trang lại với nhau dấu giáp lai cần trùng khớp với dấu đóng của doanh nghiệp.
Những quy định về việc đóng dấu giáp lai
Việc sử dụng dấu giáp lai cần tuân thủ đúng theo quy định của cơ quan thì mới đảm bảo tính đúng đắn của các loại giấy tờ. Trong đó, có những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện việc đóng dấu như sau:
Sử dụng đúng con dấu theo quy định của pháp luật, đóng đúng hướng và thể hiện rõ ràng trên từng trang giấy. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải chiếm 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu trên các phụ lục kèm theo tài liệu chính được quyết định bởi người ký tài liệu. Đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Trên các tài liệu hoặc tài liệu chuyên ngành việc đóng dấu nổi hoặc tem nổi phải tuân theo quy định của Bộ trưởng và Thủ trưởng tại các đơn vị cơ quan có trách nhiệm.
Hướng dẫn việc đóng dấu giáp lại được nêu rõ tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV. Theo đó, có các điều khoản quy định về việc đóng dấu trong công tác văn thư và những vấn đề liên quan tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Tiếp đến là Khoản 4 quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, tài liệu chuyên ngành và các phụ lục kèm theo.
Dấu đóng của các tổ chức, cơ quan nằm ở ô số 8, còn dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa bìa phải trùm lên một phần của các văn bản hoặc phụ lục văn bản. Thực hiện 1 lần đóng dấu tối đa cho 5 trang văn bản.
Dấu giáp lai sử dụng trong các loại văn bản nào?
Không có bất kỳ loại tài liệu nào được cung cấp cụ thể cần phải đóng dấu giáp lai vì được quyết định bởi Bộ trưởng và người đứng đầu tại các cơ quan chuyên ngành. Chẳng hạn, các loại tài liệu cần đóng dấu giáp lai theo quy định của Tổng cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính, tài liệu do hải quan cấp bao gồm những quyết định như: giải quyết khiếu nại, xử phạt vi phạm hành chính, thanh tra, đánh giá thuế, bổ nhiệm cán bộ, khiếu nại và tố cáo, biên bản làm việc, hợp đồng…
Ngoài ra, ở một số đơn vị như: Ngân hàng Nhà nước, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội… sẽ có những quy định về việc đóng dấu giáp lai trên các loại văn bản do đơn vị quy định. Trong đó, bao gồm các hướng dẫn về thủ tục nộp tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh được trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động.
Dấu giáp lai là gì? Các bạn phải biết câu trả lời này bởi đây là kiến thức pháp luật cơ bản cần thiết. Vì đôi khi có những giấy tờ cần đóng dấu thì việc biết được tính pháp lý của dấu giáp lai sẽ giúp mọi người làm đúng theo quy định.